Thu mua khoáng sản · Kiểm tra hiện trường
Hướng dẫn kiểm tra hiện trường nguồn khoáng sản ở nước ngoài
Trước chuyến đi kiểm tra chủ thể, tại hiện trường kiểm tra hàng, sau chuyến đi hoàn thiện hồ sơ.
Một chuyến xem hàng cần trả lời sáu câu hỏi: ai bán, hàng ở đâu, lô nào, xác minh lượng và lấy mẫu ra sao, có thể vận chuyển thế nào, và còn điều gì chưa được xác nhận.
Tập trung vào sáu nội dung này
- 01 Chủ thể giao dịchAi bán và ai có quyền cam kết giao dịch?
- 02 Vị trí hàngĐến đâu và được tiếp cận hàng nào?
- 03 Lô giao dịchHàng thực tế có khớp ảnh và danh sách?
- 04 Lượng & lấy mẫuLượng dựa vào đâu, mẫu đại diện cho hàng nào?
- 05 Điều kiện vận chuyểnBốc xếp thế nào, cuối cùng giao ở đâu?
- 06 Hồ sơ & xác nhậnĐiều gì đã kiểm tra, điều gì cần bổ sung?
1. Trước khi xem hàng: xác nhận chủ thể và địa điểm
Xác nhận người liên hệ, địa điểm và phạm vi được xem trước khi đi để việc kiểm tra có đối tượng cụ thể.
01 Chủ thể: ai bán và ai có thể xác nhận giao dịch?
Kiểm tra người liên hệ thuộc đơn vị vận hành mỏ, nhà máy tuyển, bên nắm giữ hàng, bên được ủy quyền bán hay trung gian. Công ty dự kiến ký hợp đồng có quan hệ gì với người tiếp đón tại hiện trường?
Ghi tên chủ thể dự kiến ký, người liên hệ tại chỗ và trách nhiệm; liệt kê hồ sơ nhận diện, ủy quyền và nguồn hàng cần xác minh. Nếu người tiếp không giải thích được quan hệ với bên bán hoặc thiếu ủy quyền, đưa vào danh mục cần bổ sung. Việc đón tiếp tại hiện trường không tự chứng minh quyền bán.
02 Vị trí: đến đâu, được xem hàng nào?
Xác định đó là mỏ, nhà máy tuyển, bãi hay kho. Hỏi ảnh cũ được chụp khi nào, ở đâu, và chuyến này được kiểm tra khu vực, hàng nào.
Giữ vị trí cụ thể, đầu mối vào hiện trường, danh sách hàng dự kiến xem và ảnh hoặc video liên tục gắn với vị trí đó. Xác nhận địa điểm, phạm vi và lịch vào trước khi bố trí đi lại. Thông báo trước khu vực cấm chụp ảnh hoặc không thể tiếp cận.
- Chủ thể: công ty dự kiến ký và vai trò của bên tiếp đón.
- Địa điểm: vị trí cụ thể, người liên hệ và cách vào hiện trường.
- Hàng: khu vực, lô hoặc phạm vi bao kiện dự kiến xem.
- Nhiệm vụ: vấn đề cần xác minh và chỉ tiêu phải thuê thử riêng.
2. Tại hiện trường: xác định lô trước lượng và lấy mẫu
Khoanh rõ phạm vi hàng dự kiến giao dịch trước khi bàn lượng, lấy mẫu và phân tích.
03 Lô giao dịch: ảnh, danh sách và hàng thực có thống nhất?
Xác định đống nào, hàng bao kiện nào hoặc khu nào. Ghi việc để lẫn, di chuyển, hàng bổ sung và bao kiện bất thường. Chụp từ toàn cảnh đến từng khu và chi tiết, đối chiếu từng ảnh với danh sách và dấu nhận diện.
04 Lượng và lấy mẫu: nêu riêng căn cứ xác minh
Phân biệt lượng bên bán khai, số kiện đếm, ước lượng tại chỗ và khối lượng cân thực tế. Làm rõ cách xác minh lượng tiếp theo và căn cứ dùng để tính tiền.
Thống nhất phạm vi, phương pháp và bàn giao mẫu với tổ chức thử nghiệm để mẫu liên kết với lô dự kiến mua. Mô tả dịch vụ SGS cũng xem xét đặc tính vật liệu và yêu cầu thương mại, logistics [1].
Ảnh không chứng minh hàm lượng. Một lượng nhỏ lấy tùy tiện không tự đại diện toàn bộ lô. Khi hàng thay đổi, cần xác nhận lại phạm vi áp dụng của hồ sơ và mẫu ban đầu.
2. Tại hiện trường: xác minh bốc xếp và giao nhận
Sau khi thấy hàng, cần biết hàng có thể ra khỏi địa điểm bằng cách nào, đến đâu và cần ai phối hợp.
05 Vận chuyển: nối bãi hàng với điểm giao như thế nào?
Xem đường vào ra, khoảng quay xe, khu bốc xếp, thiết bị và cân. Với bãi ngoài trời, kiểm tra che phủ, thoát nước và ảnh hưởng thời tiết.
Ghi ngày kiểm tra, trạng thái vận hành lúc đó, bố trí xe, thiết bị, nhân lực và việc cần đặt trước.
Nếu phải trung chuyển, đổi phương tiện hoặc nhập kho khác, xác định cách duy trì dấu nhận diện, trách nhiệm và chi phí của từng bên. Có đường vào không có nghĩa xe và thiết bị đã được đặt cho ngày giao. Xác minh lượng, phân tích và kiểm tra bốc xếp phải được xác nhận phạm vi dịch vụ riêng [2].
3. Sau khi xem hàng: chuyển ghi chép thành xác nhận và việc cần làm
06 Hồ sơ: mỗi dấu tích cần có căn cứ
Tách điều đã kiểm chứng, lời trình bày của bên kia và điều chờ xác nhận. Mỗi việc chưa xong phải nêu thiếu gì, ai bổ sung và kiểm tra tiếp thế nào.
| Trạng thái | Cách ghi |
|---|---|
| Đã kiểm chứng | Nêu đối tượng, thời gian, phương pháp và mã ảnh hoặc tài liệu. Ví dụ: vị trí khu A khớp ảnh hiện trường. |
| Bên kia trình bày | Ghi nguồn tin và phần chưa kiểm tra. Ví dụ: lượng tồn do bên bán khai, chưa được cân độc lập. |
| Chờ xác nhận | Liệt kê hồ sơ thiếu, người phụ trách và bước tiếp theo. Ví dụ: chờ giấy ủy quyền; chưa xác nhận ngày lấy mẫu. |
“Đã chụp bao kiện” chỉ xác nhận đã có ảnh, không thay cho thẩm tra quyền bán, xác minh lượng hoặc kết luận phân tích. Phiếu kiểm tra là hồ sơ công việc, không phải chứng thư thử nghiệm.
Sau chuyến đi cần mang về những hồ sơ nào?
| Nội dung | Hồ sơ cần có |
|---|---|
| Chủ thể | Tên đơn vị, trách nhiệm đầu mối và hồ sơ ủy quyền cần kiểm tra |
| Vị trí hàng | Địa điểm cụ thể, phạm vi đã xem và ảnh tương ứng |
| Lô giao dịch | Danh sách khu hoặc kiện, mã lô và bất thường |
| Lượng và lấy mẫu | Căn cứ lượng, việc đo còn thiếu và kế hoạch lấy mẫu, thử nghiệm |
| Điều kiện vận chuyển | Điều kiện bốc xếp, điểm giao và việc cần phối hợp |
| Hồ sơ và xác nhận | Mục đã xác minh, việc chưa xong và người theo dõi |
Chọn bước xử lý tiếp theo
Có thể bàn giá và hợp đồng khi đã có căn cứ chung về lô, cách xác minh lượng, kế hoạch thử và điều kiện giao chính. Nếu chủ thể hoặc quyền hạn chưa rõ, lô không đối chiếu được, căn cứ lượng mơ hồ hoặc hàng quan trọng không thể xem, hãy giải quyết các vấn đề đó trước.
Để trao đổi kiểm tra nguồn khoáng sản với RTV, cung cấp tên khoáng sản hoặc vật liệu, quốc gia và thành phố, lượng dự kiến mua, ảnh và hồ sơ sẵn có, cùng câu hỏi cần xác minh nhất. Những thông tin này giúp xác định phạm vi hiện trường và phối hợp thử nghiệm. Thời gian, chi phí theo phương án hai bên xác nhận.
Xem hàng tại hiện trường là một phần của kiểm tra giao dịch, cần kết hợp thẩm tra chủ thể, nguồn hàng, thử nghiệm và hợp đồng. Ảnh và phiếu kiểm tra trong bài minh họa tình huống nghiệp vụ.