Lần đầu xuất khẩu khoáng sản sang Trung Quốc: từ hỏi hàng đến nhận tiền

Với lô hàng quặng hoặc tinh quặng đầu tiên xuất sang Trung Quốc, hãy nhớ một nguyên tắc: làm cho người mua hiểu rõ lô hàng, phân định trách nhiệm rành mạch trong hợp đồng, gắn kết quả kiểm định với việc quyết toán, và làm cho mọi điều kiện kích hoạt thanh toán đều kiểm chứng được. Người mới có thể nhìn giao dịch theo bốn giai đoạn: chuẩn bị hỏi hàng, báo giá và hợp đồng, kiểm định và giao hàng, cập bến và thanh toán.

Câu trả lời ngắn: bắt đầu từ một lô hàng kiểm chứng được

Người mua Trung Quốc hiếm khi phản hồi một yêu cầu chỉ bằng cách hỏi giá mỗi tấn. Trước hết họ cần biết vật liệu là gì, đang ở đâu, người bán có thực sự kiểm soát nó hay không, có thể xuất khẩu và nhập khẩu hợp pháp hay không, và kết quả kiểm định nào sẽ quyết định việc quyết toán.

Một yêu cầu đầu tiên không cần trình bày dài dòng. Tuy nhiên nó nên chứa sáu mục cơ bản:

1. Tên sản phẩm, ví dụ quặng đồng, tinh quặng đồng, tinh quặng thiếc hay quặng antimon — không chỉ là “quặng hàm lượng cao”.
2. Xuất xứ và vị trí hiện tại, bao gồm nguồn gốc và kho hoặc điểm xếp hàng.
3. Khối lượng lô hàng, tách bạch hàng có sẵn, chuyến giao đầu tiên và nguồn cung dự kiến trong tương lai.
4. Thông tin phân tích, gồm hàm lượng chính, độ ẩm, các tạp chất chính, phòng thí nghiệm và ngày kiểm định.
5. Điểm giao hàng đề xuất, ví dụ tại mỏ, biên giới, cảng xếp hàng hoặc một cảng của Trung Quốc.
6. Bằng chứng hỗ trợ: ảnh hoặc video gần đây, báo cáo phân tích, chứng từ sở hữu hoặc nguồn mua, và các giấy phép xuất khẩu hiện có.

Ảnh cho thấy những gì dường như có tại hiện trường; bản thân chúng không chứng minh được hàm lượng, xuất xứ hay quyền sở hữu. Một yêu cầu chỉ trở nên thẩm định được khi ảnh, kết quả phân tích và chứng từ có thể gắn với cùng một lô hàng.

Giai đoạn 1: xác nhận vật liệu có thể bán vào Trung Quốc

Trước khi báo giá quyết liệt, hãy đề nghị người mua Trung Quốc hoặc đại lý hải quan xác nhận mô tả sản phẩm chính xác, HS Code, các điều kiện quản lý hiện hành phía Trung Quốc và cảng dự kiến. Người bán phải riêng biệt xác nhận các yêu cầu về khai thác, thu mua, xuất khẩu và ngoại hối tại nước xuất xứ.

Có ba lỗi thường gặp:

• Vật liệu được định nghĩa không rõ ràng. Quặng, tinh quặng, đuôi quặng, xỉ luyện kim và nguyên liệu tái chế có thể được đối xử rất khác nhau về mặt quản lý và định giá.
• Hàng hóa có rủi ro phân loại. Trung Quốc đã cấm nhập khẩu chất thải rắn dưới mọi hình thức kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2021. Việc gọi một vật liệu là “quặng” không loại bỏ được rủi ro phát sinh từ đặc tính chất thải, xỉ, nhiễm bẩn hoặc tạp chất lẫn vào.
• Áp quy định của một loại khoáng sản cho mọi loại khoáng sản. Kiểm tra bắt buộc, các yếu tố khai báo và ưu đãi xuất xứ đều phụ thuộc vào sản phẩm thực tế, HS Code, nước xuất xứ và ngày khai báo.

Trước khi ký hợp đồng, người bán mới nên có câu trả lời bằng văn bản từ người mua, nêu rõ tên sản phẩm nhập khẩu dự kiến và HS Code, ai sẽ đứng tên khai báo nhập khẩu tại Trung Quốc, và người bán cần bổ sung những chứng từ nào. Điều này giúp hai bên không ký hợp đồng trên những giả định khác nhau.

Giai đoạn 2: biến báo giá thành hợp đồng thực thi được

Một báo giá khoáng sản nên nêu đồng thời đơn vị tính giá, điểm giao hàng và cơ sở kiểm định. “2.000 USD mỗi tấn” là chưa đầy đủ nếu hai bên chưa thống nhất tấn đó là tấn ướt, tấn khô hay kim loại được thanh toán, cũng như cách xử lý độ ẩm, tạp chất, cước vận chuyển và thuế.

Trước khi ký, ít nhất phải chốt các điểm sau:

Với giao dịch đầu tiên, thông thường nên phân biệt quyết toán tạm thời và quyết toán cuối cùng. Kết quả trước khi giao hàng có thể quyết định việc giải phóng hàng, trong khi mẫu lấy khi cập bến theo thỏa thuận hoặc một phòng thí nghiệm được chỉ định có thể quyết định điều chỉnh cuối cùng. Không có một cấu trúc chung cho mọi giao dịch, nhưng quy tắc phải được thống nhất trước khi xếp hàng.

Giai đoạn 3: giữ cho hàng hóa, mẫu và chứng từ khớp nhau

Kiểm định trước khi giao hàng không chỉ là để có một chứng thư. Nó phải xác lập được rằng kết quả kiểm định thuộc về đúng lô hàng đã thực sự được giao. Hai bên nên thống nhất tổng thể lấy mẫu, người lấy mẫu, số lượng mẫu, niêm phong, mẫu lưu, các chỉ tiêu kiểm định và cách lưu hồ sơ.

Bộ chứng từ có thể gồm các mục sau, tùy theo quy định của nước xuất xứ, phương thức vận chuyển, hợp đồng và yêu cầu nhập khẩu của Trung Quốc:

• hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói;
• giấy gửi hàng đường bộ, vận đơn đường sắt hoặc vận đơn đường biển;
• giấy chứng nhận khối lượng, hồ sơ xếp hàng và bằng chứng giám sát đã thỏa thuận;
• báo cáo phân tích cùng kết quả độ ẩm hoặc tạp chất;
• tờ khai xuất khẩu và giấy phép của nước xuất xứ;
• chứng nhận xuất xứ, khi có khai báo xuất xứ hoặc yêu cầu hưởng thuế ưu đãi;
• chứng từ bảo hiểm khi bắt buộc theo điều kiện CIF; và
• các chứng từ thanh toán khác theo yêu cầu của hợp đồng hoặc thư tín dụng.

Lỗi cơ bản thường gặp nhất là sự không nhất quán, chứ không phải thiếu hẳn một chứng thư. Hợp đồng có thể ghi “tinh quặng đồng” trong khi hóa đơn ghi “quặng đồng”; phiếu đóng gói và vận đơn có thể ghi khối lượng khác nhau; hoặc tên, địa chỉ, đơn vị tiền tệ và nơi xếp hàng không trùng khớp. Hãy rà soát từng trường thông tin trước khi giao bản gốc hoặc xuất trình chứng từ cho ngân hàng.

Giai đoạn 4: kết nối thông quan tại Trung Quốc, phân tích cuối cùng và thanh toán

Người nhận hàng tại Trung Quốc hoặc đại lý của họ thường là bên nộp tờ khai nhập khẩu, nhưng người bán phải cung cấp chứng từ chính xác và đúng hạn. Việc kiểm tra hải quan, lấy mẫu và các yếu tố khai báo được điều chỉnh bởi các yêu cầu hiện hành riêng cho từng sản phẩm. Một chứng thư của bên thứ ba không tự động thay thế được các biện pháp quản lý theo luật định.

Khi nào người bán nhận được tiền? Câu trả lời phụ thuộc vào điều kiện kích hoạt đã thỏa thuận, chứ không đơn thuần là việc hàng rời kho:

• T/T: nêu rõ từng tỷ lệ, thời hạn và bằng chứng cần có. Tài khoản thụ hưởng phải thuộc về chính người bán ký hợp đồng.
• Thư tín dụng trả ngay: rà soát danh mục chứng từ, ngày giao hàng muộn nhất, thời hạn xuất trình, phí ngân hàng và rủi ro bất hợp lệ trước khi phát hành. Ngân hàng kiểm tra chứng từ theo tín dụng chứng từ, nên tính nhất quán là điều then chốt.
• Thanh toán sau khi cập bến và kiểm định: xác định điểm cập bến, thời hạn lấy mẫu, phòng thí nghiệm cuối cùng, công thức quyết toán, và hậu quả khi chậm lấy mẫu hoặc chậm thanh toán.

Đừng coi ảnh chụp màn hình vận đơn, giấy báo thanh toán hay một trang SWIFT lạ là tiền đã về. Việc nhận tiền chỉ được xác nhận khi ngân hàng của người bán xác minh rằng khoản tiền đã được ghi có và sử dụng được. Việc chuyển quyền sở hữu, giao chứng từ và tiến độ thanh toán phải luôn đi cùng nhau.

Dùng danh mục này trước lô hàng đầu tiên

• Phía người mua đã kiểm tra mô tả sản phẩm, HS Code và khả năng nhập khẩu vào Trung Quốc.
• Người bán có quyền sở hữu hàng hóa và thẩm quyền hoặc giấy phép xuất khẩu cần thiết tại nước xuất xứ.
• Bên ký hợp đồng, tài khoản thụ hưởng và bên phát hành hóa đơn là nhất quán.
• Đơn vị tính giá, điểm giao hàng, tiêu chuẩn kiểm định và công thức quyết toán cuối cùng đã rõ ràng.
• Các thủ tục lấy mẫu, niêm phong, lưu mẫu và trọng tài mẫu thực sự có thể thực hiện được.
• Hóa đơn, phiếu đóng gói, chứng từ vận tải, khối lượng và kết quả phân tích khớp nhau.
• Mỗi điều kiện kích hoạt thanh toán đều chứng minh được bằng một chứng từ hoặc sự kiện xác định.
• Các thủ tục về chậm trễ, thiếu hụt, sai lệch hàm lượng, từ chối nhận và tranh chấp đã được ghi thành văn bản.

Nếu còn mục nào vẫn phụ thuộc vào giải thích miệng, hãy ghi thành văn bản trước khi xếp hàng. Lô thử đầu tiên có thể nhỏ hơn, nhưng quy trình vẫn phải truy vết được.

Từ hiểu quy trình đến kiểm soát quy trình

Bài viết này nén lần xuất khẩu đầu tiên thành bốn giai đoạn. Việc thực thi vẫn đòi hỏi thẩm định tính xác thực, thống nhất điều khoản, trao đổi hồ sơ năng lực, ký hợp đồng, kiểm định trước khi giao hàng, giám sát quá trình và quyết toán dựa trên chứng từ.

Về chi tiết vận hành, hãy xem tiếp quy trình giao dịch tám bước Chain+ của RTV và phần chất lượng và tuân thủ. Để chúng tôi thẩm định một lô hàng thực tế, hãy gửi cho Rain Trees Victory Co., Ltd. thông tin sản phẩm và xuất xứ, số lượng và quy cách, kết quả phân tích, ảnh hiện tại, vị trí hàng hóa, điểm đến, điều kiện giao hàng đề xuất và cấu trúc thanh toán qua trang gửi yêu cầu.